Privacy dati in outsourcing: come proteggerla?

Assicurare la privacy dei dati in outsourcing è fondamentale. Per un commercialista che decida di esternalizzare alcune attività, chiedersi quali accorgimenti adottare per proteggere al meglio i dati dei propri clienti diventa quindi una priorità.

Ecco perché, quando si parla di outsourcing, quella di garantire la riservatezza dei dati dei clienti è una delle preoccupazioni più diffuse tra i commercialisti: pur essendo una strategia efficace per ottimizzare le risorse, infatti, l’outsourcing comporta la condivisione di alcuni dati sensibili con fornitori esterni. Così, la paura di incorrere in possibili violazioni, furti o usi impropri fa capolino.

Privacy dei dati in outsourcing: professionisti affidabili, contratti dettagliati 

Prima di iniziare qualsiasi rapporto di esternalizzazione dei servizi, infatti, è essenziale stipulare un contratto che delinei chiaramente le responsabilità di ciascuna parte. Il contratto deve non solo rispettare le normative nazionali, ma anche conformarsi al GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Questo regolamento europeo stabilisce standard rigorosi per il trattamento dei dati personali e prevede sanzioni severe in caso di violazioni. Pertanto, è fondamentale che il contratto includa clausole specifiche sulla privacy dei dati in outsourcing, sulle procedure in caso di violazione e sulle garanzie offerte dal fornitore in termini di conformità al GDPR.

Contratti chiari, amicizia lunga: un contratto ben redatto fornisce non solo sicurezza legale ma anche serenità operativa, poiché entrambe le parti si sono impegnate a proteggere le informazioni sensibili dei clienti. 

Privacy dei dati in outsourcing e tecnologia: dispositivi di sicurezza

Tra i dispositivi tecnologici più diffusi e affidabili troviamo:

• Firewall avanzati: questi sistemi agiscono come barriere tra una rete interna e potenziali minacce esterne, filtrando il traffico e bloccando accessi non autorizzati.
• Crittografia dei dati: attraverso algoritmi complessi, i dati vengono trasformati in codici incomprensibili per chi non possiede la chiave di decrittazione, garantendo che le informazioni sensibili siano leggibili solo da chi ha le autorizzazioni necessarie.
• Autenticazione a più fattori (MFA): oltre alla classica password, questo sistema richiede un ulteriore livello di verifica, come un codice inviato via SMS o un’impronta digitale, per accedere ai dati.
• Backup regolari e soluzioni di ripristino: in caso di problemi o attacchi informatici, avere copie di backup dei dati e soluzioni rapide per il loro ripristino è fondamentale per minimizzare le interruzioni e le potenziali perdite.

In sede di valutazione del servizio, può essere utile chiedere all’outsourcer quali tra questi (o altri) dispositivi adotti e maggiori dettagli sul loro utilizzo

Tiriamo quindi le somme: sfruttare l’esternalizzazione dei servizi è una strategia efficace per gli Studi di Commercialisti, ma è fondamentale assicurarsi che la privacy dei dati in outsourcing sia sempre al centro dell’attenzione. Attraverso la selezione di professionisti affidabili, la stipulazione di contratti chiari e l’adozione delle migliori tecnologie di sicurezza, si può garantire una gestione dei dati impeccabile.